top of page
  • Foto van schrijverKirsten van der Winden

Wat zet je in een Ceremoniemeesterbrief?

Wanneer de uitnodigingen voor de bruiloft worden verstuurd, is het gebruikelijk om een ceremoniemeesterbrief mee te sturen. Wat is het nou eigenlijk en wat moet je erin zetten? Dat leg ik je haarfijn uit in deze blog.


Of je nu zelf een bruiloft plant of deel uitmaakt van een bruidspaar, het schrijven van een ceremoniemeesterbrief is een belangrijk onderdeel van het proces. Deze brief is niet alleen een manier om de rol van de ceremoniemeester te definiëren, maar ook om belangrijke informatie te delen met de gasten die de bruiloft bijwonen. Door deze informatie ook in een aparte brief bij je uitnodiging te delen, voorkom je ook meteen dat de uitnodiging te druk word.





Hieronder heb ik enkele essentiële elementen genoemd om op te nemen in de ceremoniemeesterbrief:


Een Vriendelijke Begroeting

Begin de ceremoniemeesterbrief met een warme begroeting. Aangezien ik vaak wordt ingehuurd door het bruidspaar en geen bekende ben van de (dag)gasten stel ik mezelf altijd eventjes voor in de eerste alinea, zodat iedereen weet wie ik ben en hoe ze mij kunnen bereiken.


Overzicht van de Verantwoordelijkheden

Geef een duidelijk overzicht van de taken en verantwoordelijkheden van de ceremoniemeester. Dit kan onder meer het coördineren van de dagplanning, fungeren als contactpersoon voor leveranciers en gasten, en het oplossen van eventuele problemen die zich tijdens de bruiloft kunnen voordoen, omvatten. Door dit te benoemen, weet iedereen ook gelijk voor welke dingen ze wel of niet bij jou moeten zijn.


Informatie over de Locatie

Hierin kun je belangrijke informatie delen over de locatie. Denk hierbij aan parkeergeleden of overnachtingsmogelijkheden op de locatie of in de omgeving. Zo help je de gasten direct een stapje verder in het hebben van een onbezorgde dag.


Wanneer er tijdens de dag nog van A naar B verplaatst moet worden, is het goed om dit ook in de ceremoniemeesterbrief te benoemen, zodat gasten hier rekening mee kunnen houden en eventueel vervoer kunnen regelen.


Tijdschema van de Dag

Dit hoeft geen gedetailleerd schema te zijn van de gehele dag. Begin met wanneer de gasten waar verwacht worden en welke tijd het eerste event start, zodat iedereen zeker op tijd is.


Indien gasten ook blijven overnachten op de locatie zelf of in de omgeving is het ook goed om te benoemen vanaf hoe laat ze kunnen inchecken. Mocht het niet mogelijk zijn om voor bijv. de ceremonie in te checken dan kun je aangeven dat ze de bagage kunnen afgeven en wanneer er wel een moment is tussendoor om in te checken.


Dresscode

Wanneer er sprake is van een dresscode dan wordt deze vaak ook door het bruidspaar in de uitnodiging genoemd. In de ceremoniemeesterbrief kun je nog meer toelichting geven over de dresscode. Je kunt zelfs enkele voorbeelden van de dresscode toevoegen in de brief, zodat het helemaal duidelijk is.


Menukeuzes en Dieetwensen/Allergieën

Soms dienen de gasten een keuze te maken tussen vlees/vis/vegetarisch voor het diner. Vraag via de ceremoniemeesterbrief aan de gasten om voor een vastgestelde deadline de menukeuze aan jou door te geven, zodat jij deze kunt verzamelen en met de locatie kunt delen. Indien er sprake is van allergieën of speciale dieetwensen bij een van de gasten dan dienen ze dit ook aan jou als ceremoniemeester door te geven.





RSVP-instructies

Vraag de gasten om te reageren op de uitnodiging en hun aanwezigheid te bevestigen. Op deze manier zorg je ervoor dat iedereen van zich moet laten horen en je direct van iedereen contactgegevens hebt. Zorg er wel voor dat je duidelijk aangeeft hoe en voor wanneer ze moeten RSVP'en, om verwarring te voorkomen.


Cadeau-informatie

Indien van toepassing, deel informatie over een eventuele online cadeaulijst of specifieke cadeauwensen van het bruidspaar. Dit maakt het voor de gasten gemakkelijker om een passend en nuttig cadeau te kiezen om te geven.


Regels en Richtlijnen

Regels klinkt wel heel erg streng, maar dat hoeft het niet te zijn. Hiermee bedoelen we belangrijke informatie over de dag als richtlijn of reminder voor de gasten. Denk hierbij aan een oproep om je op de bruiloft geen foto's te maken met je mobiele telefoon of foto's op Social Media te plaatsen van het bruidspaar voordat zij dit zelf hebben gedaan. Dit zijn dingen die nog wel eens vergeten worden en het laatste wat het bruidspaar wilt, is dat je op de foto's van de fotograaf mensen ziet die met hun mobiele telefoon bezig zijn.


Contactinformatie

Sluit de ceremoniemeesterbrief af met contactgegevens voor eventuele vragen of hulp die de gasten nodig kunnen hebben bij het plannen van hun aanwezigheid. Dit zorgt ervoor dat ze zich ondersteund voelen en gemakkelijk contact kunnen opnemen indien nodig.


Het schrijven van een ceremoniemeesterbrief is een belangrijke stap in het planningsproces van een bruiloft. Met deze gids als leidraad kun je ervoor zorgen dat de ceremoniemeesterbrief niet alleen informatief is, maar ook een blijvende indruk achterlaat op de gasten.




6 weergaven0 opmerkingen

Recente blogposts

Alles weergeven

Comments


bottom of page